Guia operativa oficial

# Manual de Usuario

Referencia de uso del sistema de Almacen para operaciones, administracion, consultas y reportes, presentada en un formato pensado para lectura digital e impresion.

Sistema

Avante: Sistema de Almacen

Formato

HTML y PDF generados desde Markdown

Generado

17/04/2026 15:37

# Manual de Usuario

## 1. Objetivo

Este sistema apoya la gestion de Almacen, inventario, asignaciones y consultas operativas. El presente manual describe el uso funcional para los usuarios que ingresan al sistema, con enfasis en el modulo de Administracion.

## 2. Acceso al sistema

1. Ingrese a la aplicacion desde el navegador autorizado por la organizacion.
2. Inicie sesion con su cedula y clave.
3. Segun su rol, el sistema habilitara los modulos que correspondan.

## 3. Roles de usuario

El sistema maneja tres roles canonicos:

- Administrador: acceso completo a Administracion, Almacen y funciones de configuracion.
- Almacenista: acceso a Almacen y consulta del modulo de Administracion con restricciones de edicion.
- Gestor: acceso a Administracion y Asignacion, con restricciones de edicion en algunos catalogos.

## 4. Modulos principales

Despues de iniciar sesion, el usuario puede encontrar uno o varios de estos modulos, segun permisos:

- Administracion
- Almacen
- Asignacion
- Reportes
- Graficas

## 5. Modulo de Administracion

El modulo de Administracion concentra los catalogos y consultas operativas del sistema. Desde la pantalla principal de Administracion se muestran accesos directos a:

- Personal
- Sitios
- Embarcaciones
- Bienes
- Dependencias
- Tallas de Uniforme
- Registro de Stock
- Historial de Operaciones
- Generador de Codigo de Barras, solo para Administrador y Gestor

Algunos catalogos relacionados tambien pueden abrirse desde botones internos del propio CRUD, por ejemplo Tipos de Bien desde el listado de Bienes.

## 6. Funcionamiento general de los listados CRUD

Los listados del modulo de Administracion comparten el mismo comportamiento basico:

- Encabezado con el nombre del catalogo.
- Boton para volver a Administracion.
- Busqueda por texto en el listado actual.
- Selector de resultados por pagina con valores de 10, 50 o 100.
- Boton Limpiar para reiniciar la busqueda.
- Boton Nuevo registro cuando el catalogo permite escritura.
- Boton Importar por Lote cuando el catalogo permite escritura.

En Bienes, el cuadro de busqueda tambien admite apoyo por escaneo de codigo.

## 7. Buscar informacion

Para consultar un catalogo:

1. Ingrese al modulo deseado desde Administracion.
2. Escriba un termino en el campo Buscar.
3. Presione Buscar.
4. Si necesita mas o menos resultados por pagina, cambie el selector de paginacion.
5. Use Limpiar para volver al listado completo.

## 8. Crear un registro

Cuando el catalogo admite escritura:

1. Abra el listado correspondiente.
2. Presione Nuevo registro.
3. Complete los campos obligatorios.
4. Adjunte archivos solo si el formulario los solicita, por ejemplo fotografias en Personal o Bienes.
5. Presione Guardar.

El sistema mostrara un mensaje de confirmacion al finalizar.

## 9. Editar un registro

1. Ubique el registro en el listado.
2. Use la accion Editar.
3. Ajuste la informacion necesaria.
4. Presione Guardar.

El sistema mantendra la navegacion dentro del mismo modulo y notificara si la actualizacion se realizo correctamente.

## 10. Eliminar un registro

1. Ubique el registro en el listado.
2. Presione Eliminar.
3. Confirme la accion cuando el sistema lo solicite.

Esta operacion debe realizarse con cuidado, ya que elimina el registro seleccionado del catalogo.

## 11. Importar por lote

La importacion por lote permite cargar varios registros desde un archivo.

Flujo recomendado:

1. Entre al catalogo donde desea importar datos.
2. Presione Importar por Lote.
3. Descargue la Plantilla Excel oficial.
4. Complete la plantilla respetando los encabezados.
5. Cargue el archivo y confirme la importacion.

Al terminar, el sistema informa cuantos registros fueron creados, actualizados u omitidos.

Recomendaciones:

- Utilice siempre la plantilla descargada desde el sistema.
- Evite cambiar el nombre de las columnas.
- Revise que los identificadores, codigos y referencias esten correctamente escritos.
- Si un usuario nuevo se importa, asegure que incluya la clave cuando el catalogo lo requiera.

## 12. Restricciones de escritura por rol

No todos los usuarios pueden modificar todos los catalogos.

- Almacenista: acceso de consulta en el CRUD de Administracion, sin crear, editar ni eliminar.
- Gestor: puede entrar al modulo de Administracion, pero usuarios, sitios, embarcaciones y dependencias funcionan como solo lectura.
- Todos los roles: Registros de Stock y Operaciones se muestran como consulta, sin edicion directa desde el CRUD.

Cuando un catalogo es de solo lectura, no se mostraran los botones para crear o importar, y cualquier intento de escritura sera rechazado por el sistema.

## 13. Flujos operativos relacionados

Aunque este manual se enfoca en Administracion, estas pantallas ayudan a entender el resto del circuito del sistema.

### 13.1 Asignacion

El modulo de Asignacion permite validar al solicitante antes de registrar entregas, transferencias o devoluciones.

Flujo general:

1. Ingrese la cedula del solicitante.
2. Confirme los datos mostrados por el sistema.
3. Seleccione el tipo de operacion.
4. Complete el detalle correspondiente.
5. Confirme la operacion.

### 13.2 Reportes

Los reportes permiten revisar informacion consolidada del sistema con filtros y exportaciones.

- Inventario.
- Inventario mensual.
- Stock.
- Operaciones.
- Transferencias.
- Prestamos.
- Dotaciones.

## 14. Modulos destacados dentro de Administracion

### 14.1 Personal

Permite consultar y administrar usuarios del sistema, incluyendo datos personales, rol y tallas relacionadas cuando corresponda.

### 14.2 Sitios y Embarcaciones

Se usan para mantener la estructura operativa donde se asignan bienes y personal.

### 14.3 Bienes

Permite consultar el inventario base de bienes, buscar por codigo y mantener la informacion principal de cada articulo.

### 14.4 Dependencias

Mantiene el catalogo de dependencias de la organizacion.

### 14.5 Tallas de Uniforme

Permite consultar y registrar tallas asociadas al personal mediante su cedula.

### 14.6 Registro de Stock

Presenta movimientos y observaciones del stock. Su uso es de consulta desde Administracion.

### 14.7 Historial de Operaciones

Permite revisar operaciones generadas por el sistema. Su uso es de consulta desde Administracion.

### 14.8 Generador de Codigo de Barras

Disponible para Administrador y Gestor. Se utiliza para generar etiquetas de bienes con codigo ABS.

## 15. Buenas practicas de uso

- Verifique el modulo antes de cargar o editar informacion.
- Use la busqueda antes de crear un registro nuevo para evitar duplicados.
- Para cargas masivas, utilice la plantilla oficial y valide los datos antes de importar.
- Si un catalogo aparece como solo lectura, solicite apoyo a un usuario con permisos suficientes.
- Revise los mensajes del sistema despues de cada operacion.

## 16. Soporte

Si detecta errores de acceso, datos inconsistentes o restricciones inesperadas:

1. Tome nota del modulo y la accion realizada.
2. Registre el mensaje mostrado por el sistema.
3. Informe al responsable tecnico o administrador del sistema.